El checklist que evita que se te pase algo importante
Organizar un evento en Guadalajara —boda, festival, evento corporativo o celebración privada— implica coordinar decenas de proveedores al mismo tiempo. Esta checklist cubre las áreas que con más frecuencia se dejan para el final, y terminan siendo un problema.
1. Venue y permisos
- Confirma la capacidad real del espacio vs. tu lista de invitados
- Verifica si el venue requiere permisos municipales para música en vivo, alcohol o aforo
- En Jalisco, revisa si el municipio (Guadalajara, Zapopan, Tlaquepaque, Tonalá, Tlajomulco, El Salto o Tequila) tiene requisitos específicos
2. Infraestructura sanitaria
Es de los puntos más subestimados y más notorios cuando falla. Antes de decidir cuántos baños necesitas, define:
- Aforo esperado y duración del evento
- Si el venue tiene plomería fija o necesitas unidades autónomas
- Si habrá venta de alcohol (acelera la rotación de baños)
Regla base: 1 baño por cada 50-75 personas en un evento de 4 horas sin alcohol, o 1 por cada 35-50 con barra libre. Para 100 invitados con alcohol son 3-4 baños; para 500, 11-16. Usa nuestra calculadora de baños por persona para tu número exacto.
3. Catering y bebidas
- Confirma tiempos de montaje y desmontaje de cocina/barra
- Verifica requisitos de refrigeración si el evento es al aire libre
4. Sonido, iluminación y producción
- Define horarios de prueba de sonido y si hay restricción de decibeles por horario
- Confirma iluminación de emergencia y de accesos
5. Seguridad y accesibilidad
- Personal de seguridad proporcional al aforo
- Rutas de accesibilidad para personas con movilidad reducida, incluyendo baños accesibles
6. Confirmaciones finales, 48 horas antes
- Reconfirma horarios con todos los proveedores
- Verifica accesos para carga y descarga (baños, mobiliario, producción)
- Ten un contacto directo con cada proveedor el día del evento
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En Luvory cubrimos desde eventos íntimos hasta festivales masivos en Guadalajara y todo Jalisco. Contáctanos al +52 33 3324 4946 o escríbenos a a.martinez@luvory.com.mx para cotizar tu evento.